Microsoft Excel

Imroatus Su'udiyah (11-108)

 MICROSOFT EXCEL

ü  Apa itu Microsoft Excel??

Microsoft excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang berawal dari kotak-kotak hitung akuntan yang dikomputerisasikan, dirancang untuk melakukan perhitungan matematika dan statistik, serta mengurut-urutkan data, berguna untuk membuat grafik secara cepat dan bagus, dan juga dapat melakukan operasi database sederhana.

ü  Perbedaan Ms Excel 2003, 2007, dan 2010

1.      Tampilan sub menu dan toolbars

2.      Jumlah baris dan kolom

	Kolom	baris
2003	256	65.536
2007	16.384	1.048.576
2010	16.384	1.048.576

ü  Memulai Ms Excel

Untuk membuka Ms Excel ada beberapa cara yang bisa ditempuh, diantaranya :

1.      Klik tombol start yang ada di taskbar (pojok kiri bawah) --> all program --> Microsoft Office --> Microsoft Office Excel

2.      Double klik (klik ganda) ikon pada desktop.

ü  Mengenal Bagian-bagian dalam Microsoft Excel

1.      Sel

Sebuah lembar kerja (worksheet) terdiri dari sejumlah sel, yaitu perpotongan antara baris dengan kolom. Sebagai contoh, sel yang menempati perpotongan antara kolom-C dan baris-2 disebut sel C2, C2 merupakan alamat sel. Alamat sel berfungsi seperti kotak surat.

2.      Lembar kerja

Lembar kerja (worksheet) merupakan suatu bidang yang merupakan lembar kerja dari excel. Microsoft excel memiliki tiga buah worksheet.

3.      Buku kerja

Buku kerja (workbook) adalah sekumpulan lembar kerja (worksheet).

Berikut akan dijelaskan contoh cara mengoperasikan buku kerja excel. Bukalah sebuah buku kerja baru dan jelajahi toolbar di bagian atas lembar kerja. Klik salah satu sel, maka sel yang sudah diklik tersebut merupakan sel aktif yang bisa diisi data. Perhatikan tiga buah tab di sisi kiri bawah. Ketiganya merupakan lembar kerja di dalam sebuah buku kerja. Slide bar yang terdapat di sisi kanan dan bawah memudahkan untuk berpindah secara cepat ke bagian lain dari lembar kerja. Setiap lembar terdiri dari 256 kolom dan 65.536 baris (Ms. Excel 2003). Tekanlah tombol Home untuk menuju kolom A, tekan tombol Ctrl+Home untuk menuju sel A1, yaitu sisi kiri atas dari lembar kerja.

Pilih sel kosong di sembarang tempat di lembar kerja dan klik kanan, maka akan mengaktifkan menu pop-up yang memiliki sepuluh perintah operasi umum seperti cut, copy, paste, dan lain-lain.

ü  Membuat dan Memformat Data

A.  Membuat Workbook

Untuk membuat workbook baru/kosong :

1.    Klik menu File-New pada toolbar menu, atau

2.    Klik ikon New pada toolbar standart, atau

3.    Klik Blank Workbook pada task pane toolbar.

B.  Memasukkan, Memilih dan Mengedit Data

1.      Memasukkan dan Memilih Data

Pindahkan pointer sel ke sel yang akan diisi data dengan menggunakan mouse/kursor keyboard dan langsung ketikkan data yang diinginkan.

2.      Mengedit Data

Untuk mengedit data dapat dilakukan dengan beberapa cara :

a.       Klik ganda sel yang akan diedit sehingga muncul kursor keyboard, lalu lakukan editing.

b.      Klik sel yang akan diedit, klik baris editing atau formula, lakukan editing dan kemudian tekan Enter.

c.       Klik sel yang akan diedit, tekan tombol F2, lakukan editing, lalu tekan Enter.

C.  Membuat dan Mengedit Deretan Data Numerik (Angka atau Tanggal)

Ketik angka/tanggal pada dua sel yang berurutan, blok kedua sel tersebut, letakkan kursor pada sudut kanan bawah sel sehingga muncul modus autofill, seret kursor hingga jumlah sel sesuai dengan angka/tanggal yang diinginkan.

D.      Mengopi Data

Blok sel/range yang akan dicopy, klik icon Copy atau klik Edit --> Copy atau klik kanan --> Copy atau tekan Ctrl+C, klik sel/range tujuan, klik icon Paste atau Edit --> Paste atau klik kanan --> Paste atau tekan Ctrl+V.

E.       Memindahkan Data

Pilih sel/range data yang akan dipindahkan, pilih menu Edit --> Cut atau klik icon Cut atau klik kanan --> Cut, pindahkan penunjuk sel ke sel lokasi baru, Edit --> Paste atau kllik icon Paste atau klik kanan --> Paste atau Ctrl+V.

F.        Menghapus Data

Pilih sel/range yang akan dihapus, pilih Edit --> Clear/Delete atau tekan tombol Delete pada keyboard.

ü  Worksheet

A.      Memasukkan Data yang Sama dalam Banyak Worksheet

Saat aktif pada sheet 1, tekan Shift+klik sheet 2 sampai muncul status [grup] pada nama workbook. Data yang ada pada sheet 2 akan sama dengan data yang ada pada sheet 1 dengan sekali jalan.

B.       Mengatur Panjang dan Lebar Kolom

Untuk mengatur lebar kolom sel dapat dilakukan dengan dua cara :

1.      Blok kolom --> pilih Format --> Column/Row --> Width/Height --> ketikkan lebar kolom yang diinginkan --> OK

2.      Arahkan mouse hingga pointer membentuk modus Width/Height, seret mouse hingga ukuran yang diinginkan --> lepaskan mouse.

C.       Menyisipkan Kolom/Baris

Dapat dilakukan dengan dua cara :

1.      Pilih kolom/baris --> Insert --> Row (untuk menyisipkan baris), Column (untuk menyisipkan kolom)

2.      Pilih kolom/baris --> klik kanan --> Insert --> pilih perintah yg diinginkan --> OK

D.      Menghapus Kolom

1.      Blok kolom --> Edit à Delete --> pilih perintah --> OK

2.      Blok kolom --> klik kanan --> Delete --> pilih perintah --> OK

ü  Mengatur Format Worksheet

Blok sel/range --> Format --> Cells atau tekan tombol Ctrl+1 atau klik kanan mouse --> pilih Format Cells

Pada menu format cells terdapat enam macam pemformatan, yaitu Format Number, Alignment, Font, Border, Patterns dan Protection.

1.      Format Number

Untuk mengubah tampilan bilangan-bilangan yang dimasukkan ke dalam lembar kerja.

2.      Format Alignment

Untuk mengubah posisi teks hingga sesuai dengan format yang dipilih pada jendela Format Alignment.

3.      Format Font

Untuk mengatur format huruf, ukuran, warna dan seputar pengaturan tipe huruf yang sesuai dengan keinginan

4.      Format Border

Untuk mengatur setting garis pembatas

5.      Format Patterns

Untuk menentukan warna latar belakang sel, pola bayangan pada sel (garis diagonal, garis silang atau titik-titik) serta warna latar belakang bayangan.

ü  Menyimpan Workbook

1.    Menyimpan Worbook Baru

File --> Save as --> pilih tempat penyimpanan file --> klik Save atau tekan Enter pada keyboard.

2.    Menyimpan Workbook yang sudah ada

File --> Save atau tekan Shift+F12 atau Ctrl+S atau klik icon Save pada toolbar standard.

ü  Membuka Workbook yang Sudah Ada

File --> Open atau klik icon Open pada toolbar standard atau klik From Existing Workbook pada task pane toolbar --> pilih file yang ingin dibuka --> klik Open atau double klik nama file yang ingin dibuka.

ü  Rumus dan Fungsi

A.    Operasi sederhana :

Operasi Matematika	Operator Aritmatika
Penjumlahan	+
Pengurangan	-
Perkalian	*
Pembagi	/
Pangkat	^

-          Penghitungan dilakukan antar sel dan terlebih dahulu diketikkan tanda sama dengan (=). Contoh : jika ingin menjumlahkan data pada sel A1 dengan B1 dan hasilnya akan ditulis di C1, maka klik sel C1--> ketik =A1+B1 --> Enter

B.     Fungsi

Merupakan jenis rumus khusus yang dapat digunakan untuk melakukan proses perhitungan yang kompleks dengan perintah tunggal yang singkat.

Jenis Fungsi	Arti	Contoh
ABS	Menentukan harga mutlak	=ABBS(-25) =ABS(B3)
ROUND	Membulatkan suatu angka hingga angka decimal yang ditennntukan	=ROUND(123.456,2)
SQRT	Menghitung akar kuadrat suatu bilangan	=SQRT(A4/2)
LOG 10	Menghitung logaritma dengan bilangan dasar 10	=LOG10(200)
SIN	Menghitung nilai sinus	=SIN(30*PI()/180)
COS	Menghitung nilai kosinus	=COS(60*PI()180)
TAN	Menghitung nilai tangent	=TAN(45*PI()/180)
COUNT	Menghitung banyaknya data yang bukan blank (kosong)	=COUNT(A1:C12)
SUM	Menghitung jumlah data	=SUM(A2:A9)
AVERAGE	Menentukan nilai rata-rata	=AVERAGE(A1:A9)
STDEV	Menghitung standar deviasi	=STDEV(A1:A6)
VAR	Menghitung varians	=VAR(B1:B7)
MAX	Menentukan nilai maksimum	=MAX(C3:C9)
MIN	Menentukan nilai minimum	=MIN(D2:D8)
MODE	Menentukan nilai yang sering muncul (modus)	=MODE(E1:E6)
MEDIAN	Menentukan nilai tengah	=MEDIAN(A1:D5)
QUARTILE	Menentukan nilai kuartil ke-n	=QUARTILE(A1:C8,1)

ü  Membuat Grafik

Membuat serangkaian data pada worksheet yang nantinya akan digambarkan pada grafik --> pilih range data yang akan dibuat grafik dengan menyertakan judul baris dan kolomya --> pilih icon Chart Wizard pada toolbar standard --> pilih tipe grafik --> Next --> muncul kotak dialog kedua yang memperlihatkan Data Range dan Series --> pilih tab Series --> Next --> muncul kotak dialog ketiga yang menampilkan Chart Option yang berisi menu Tittle (member judul grafik), Category X Axis (keterangan untuk sumbu X) dan Value Y Axis (keterangan untuk sumbu Y) --> Next --> Chart Location (menentukan apakah grafik akn diletakkan pada worksheet yang berbeda atau menjadi satu dengan data dari grafik tersebut) --> Finish.

Referensi :

Bloch. S.C.. Excel untuk Insinyur dan Ilmuwan. 2007. Erlangga : Jakarta

Kadir, Abdul. Pengenalan Teknologi Informasi. 2005. C.V Andi Offset : Yogyakarta

Slamin, dkk. Pengantar Teknologi Informasi. 2007. C.V Andi Offset : Yogyakarta